Dokumente digital unterschreiben. Mit der Handy-Signatur und PDF-Over.

Wir alle unterzeichnen ständig Dokumente mit unserer Unterschrift.
Das erfolgt meistens so:

  1. PDF downloaden
  2. PDF ausdrucken
  3. Ausgedrucktes PDF unterschreiben
  4. Unterschriebenes Dokument einscannen; wenn möglich gleich als PDF speichern.
  5. Eingescanntes PDF verschicken bzw. hochladen.

Mühsam!

Dabei geht das schon seit Jahren dank der Handy-Signatur viel besser: Unterschreiben mit einer digitalen Signatur.

In diesem Blog-Artikel beschreibe ich, wie das digitale Unterschreiben von PDFs mithilfe der kostenlosen Software PDF-Over möglich ist.

Vorher-Nachher-Vergleich:
Am Ende dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung wird das PDF (erstes Bild) digital unterschrieben sein (zweites Bild).

Inhaltsverzeichnis

Voraussetzungen

Es sind eine bereits aktivierte Handy-Signatur und ein Download erforderlich. Ich gehe in den nächsten Punkten darauf ein.

Handy-Signatur beantragen

Falls du noch nicht die Handy-Signatur in Verwendung hast:
Die Beantragung erfolgt entweder vor Ort über eine Registrierungsstelle oder über FinanzOnline. Details dazu findest du auf der Website des Unternehmens A-Trust, das die Handy-Signatur anbietet.

PDF-Over herunterladen und installieren

PDF-Over ist kostenlos und steht für PC/Laptop/Mac zum Download bereit.

Die Installation von PDF-Over ist sehr einfach, erfordert keine Benutzereingaben und kann ohne Bedenken mit Next bzw. Weiter durchgeklickt werden.

PDFs digital signieren mit PDF-Over

Sobald PDF-Over installiert ist, befindet sich am Desktop und/oder im Startmenü der Eintrag für PDF-Over.

PDF-Over starten und PDF auswählen

Die Benutzeroberfläche von PDF-Over ist simpel gestaltet.
Wir beginnen damit, das gewünschte PDF in den vorgesehenen Bereich zu ziehen oder auszuwählen.

PDF-Over: Startbildschirm

Signatur-Block positionieren

Der „Signatur-Block“ ist eine kleine Tabelle, die im Zuge der digitalen Signierung in das PDF eingefügt wird. Darin enthalten sind Informationen zum Signatur-Inhaber, Datum und Zeit, sowie Informationen zur Prüfung der Signatur.

Sobald das gewünschte PDF ausgewählt wurde, wird davon eine Vorschau angezeigt. Die Darstellung des PDFs erfolgt überblicksartig, was es leicht macht, die Position des „Signatur-Blocks“ festzulegen.

Anmerkung: Wenn das PDF mehrseitig ist, kann die Ziel-Seite über die rechte Scrollbar ausgewählt werden. Auch kann eine zusätzliche (leere) Seite ins PDF eingefügt werden (Neue Seite anlegen), wenn das PDF keinen Platz für den „Signatur-Block“ bietet.

PDF-Over: digitalen Signatur-Block an die gewünschte Position verschieben

Durch einfaches Ziehen des „Signatur-Blocks“ lässt sich dieser an die gewünschte Stelle positionieren.

Sobald die gewünschte Position festgelegt wurde, klicke rechts unten auf Signieren.

PDF-Over: digitalen Signatur-Block an die gewünschte Position verschoben

Handy-Signatur abrufen

Jetzt erfolgt die Abfrage nach der Handy-Signatur. Gib dort die mit der Handy-Signatur verknüpfte Handynummer an, sowie das dazugehörige Signatur-Passwort.

Hinweis: Die Checkbox Daten merken merkt sich nur die Handynummer/den Benutzernamen, aber nicht das Signatur-Passwort. Das ist (aus Sicherheitsgründen) auch gut so, und erleichtert die weiteren Signatur-Vorgänge.

Sobald du die Daten eingegeben hast, bestätige diese mit einem Klick auf OK.

PDF-Over: Handysignatur/Passwort eingeben

TAN eingeben

Es erfolgt die Abfrage nach dem TAN.
Hinweis: Den TAN erhältst du entweder über SMS oder über die A-Trust-App zugeschickt.

Bestätige den TAN mit einem Klick auf OK.

PDF-Over: TAN eingeben

Im Anschluss wirst du gefragt, wo du das signierte PDF abspeichern willst. Es wird dir das Verzeichnis des Original-PDFs angeboten, mit dem erweiterten Dateinamen _signed.pdf .

Das digitale Signieren deines PDFs ist damit abgeschlossen.

Fragen und Antworten

Wo kann ich mehr über die Handy-Signatur und deren Möglichkeiten erfahren?

Du findest bei A-Trust umfangreiche Informationen dazu, einschließlich einer (aus meiner Sicht: beeindruckenden) Grafik über die Häufigkeit der Nutzung der Handy-Signatur.

Eine Liste der möglichen e-Government-Services befindet sich auf den Seiten von oesterreich.gv.at .

Erfolgt das digitale Signieren mit PDF-Over ausschließlich lokal (ohne Upload des PDFs)?

Ich habe mich mit dieser Frage im Dezember 2022 an den Hersteller von PDF-Over (A-SIT Technologie) gewandt.

Die Antwort von A-SIT Technologie erfolgte (dankenswerterweise!) sehr präzise und detailreich, weshalb ich sie hier in verkürzter Form und in eigener Formulierung darstelle:

Bei der Variante über die Handy-Signatur erfolgt die Vorbereitung des PDFs u.a. mit der Positionierung des „digitalen Signatur-Blocks“ zunächst lokal; dieses PDF wird dann aber für den eigentlichen PDF-Signiervorgang zu A-Trust hochgeladen.

Eine ausschließlich lokale Signierung könnte mittels lokaler Signaturkarte (z.B. Bürgerkarte) oder über Software-Keystore (Amtssignatur o.ä.) erfolgen.

Kernaussage: Es erfolgt mit der, in diesem Blog-Eintrag vorgestellten Variante über Handy-Signatur, ein Upload zum Handy-Signatur-Anbieter A-Trust.

Welche Optionen bietet PDF-Over noch an?

Die in diesem Blog-Artikel dargestellte Schritt-für-Schritt-Anleitung nutzt die Standard-Optionen von PDF-Over.

Hinter dem Zahnrad-Symbol befinden sich allerdings noch weitere Einstellungen.

Für mich interessant ist z.B. die Darstellungsform des „Signatur-Blocks“, die sich auch auf „unsichtbar“ ändern lässt. So ist das PDF zwar digital signiert, aber es wird kein „Signatur-Block“ dargestellt. Aufrufen/Betrachten/Überprüfen lässt sich die digitale Signatur (als Sicherheitsmerkmal) natürlich weiterhin im PDF-Reader bzw. mit Signaturprüfungs-Tools.

Wie kann ich die Gültigkeit eines digital signierten PDFs prüfen?

Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten:

  1. Direkt in Adobe Reader, im „Unterschriftsfenster“, das oberhalb des geöffneten PDFs angezeigt wird.
  2. Auf der Website von A-Trust: https://www.a-trust.at/de/tools/PDF_verifizieren/
  3. Auf der Website der RTR (= Rundfunk- und Telekom Regulierungs-GmbH): https://www.rtr.at/TKP/was_wir_tun/vertrauensdienste/Signatur/signaturpruefung/Pruefung.de.html

Wo kann ich noch PDFs digital signieren?

Eine rein „webbasierte“ Alternative ist z.B.: https://www.a-trust.at/pdfsign . Dort funktioniert das Signieren genauso so gut, und es ist ebenfalls kostenlos.

Mir gefällt PDF-Over in der täglichen Verwendung besser, weil es mir einige Schritte erspart und das signierte PDF automatisch mit der Dateinamens-Erweiterung _signed.pdf auf meinem Computer abgespeichert wird.

Wie funktioniert das Signieren mit der ID Austria?

Dazu kann ich (noch) nichts sagen, ich bin noch nicht auf die ID Austria umgestiegen. Sobald das aber erfolgt ist, werde ich darüber meine PDFs digital signieren – und den Blog-Artikel aktualisieren.

Fazit

PDF-Over erleichtert mir das digitale Signieren von PDFs sehr, ich wickle damit meine gesamte „Unterschrifts-erforderliche“ Korrespondenz ab. Die Verwendung hat sich bis dato als stabil und äußerst zuverlässig herausgestellt. Absolute Empfehlung.

Fragen, Anregungen?

Hat dir dieser Blog-Artikel weitergeholfen oder hast du dazu Fragen/Anregungen?
Ich freue mich über deine Nachricht.